La entrevista en una auditoría de seguridad privada

La auditoría de seguridad es un proceso que consta de diferentes etapas. Una de ellas es la entrevista con el auditado, un ejercicio clave para poder contrastar y ampliar la información recogida. El auditor siempre debe mostrar una actitud abierta a la comunicación y una escucha activa, para así analizar, resumir y ampliar la información esencial de la auditoría. ¿El objetivo? Mejorar los procesos de seguridad de la empresa y garantizar el cumplimiento de la normativa.



Entrevista de un auditor de seguridad al auditado


Aspectos básicos de una entrevista


La entrevista es un momento que genera tensiones si el auditor no cuenta con la empatía y las habilidades interpersonales necesarias. El auditado puede sentirse juzgado y en una posición de desventaja puesto que los resultados de la auditoría serán presentados a la directiva. Es por ello que el auditor debe mostrar una actitud de colaboración, respecto, y confianza.


Es importante que el auditor no se presente como una figura que saca a relucir los errores, si no como un agente colaborativo que ayuda a mejorar el sistema de seguridad, siempre con el beneficio de la empresa como último objetivo.


El auditor no instruye ni asesora a la empresa, simplemente se introduce como un punto de vista objetivo sin ningún tipo de interés más allá que el del analizar el sistema de seguridad y mejorarlo.

La entrevista es un ejercicio de comunicación asertiva y habilidades interpersonales. Una gran parte del éxito de la auditoría depende del propio auditor y la relación que establezca con la empresa auditada.

Pasos de la entrevista


- Introducción: Presentación y toma de contacto


El objetivo principal es hacer que el auditado se sienta cómodo. Por ello hay que elegir un ambiente tranquilo y apartado de distracciones para poder centrarse en la entrevista. En primer lugar, el auditor presenta a su equipo y muestra su intención de colaborar y ayudar de manera genuina. Define los objetivos y escenarios y solicita la información de manera organizada para no confundir al auditado.


- Comprobación y sondeo


Para poder seguir adelante con una correcta auditoría, es necesario que el auditor pida una copia de los procedimientos y manuales para comprobar que se está auditando la misma versión. Además debe verificar que la persona con la que realiza la entrevista, es la misma que participó en la elaboración para estar en línea con la información. En esta etapa el auditor hace un primer sondeo y pregunta al auditado por su opinión y visión de cómo va el proceso. La habilidad y experiencia del auditor para hacer las preguntas es clave a la hora de extraer la información adecuada.



Proceso de entrevista al auditado


- Observaciones


El auditor registra las observaciones y recoge las evidencias objetivas a partir de la información e indagaciones que le proporciona el auditado.


- Feedback y valoraciones


La entrevista se basa principalmente en escuchar, por lo que en este paso, una vez hechas las preguntas al auditado, es hora de dejar que pregunte. ¿Tiene alguna duda este proceso?, ¿Tiene alguna idea o sugerencia? Son algunas de las preguntas que se pueden plantear. Siempre con paciencia y asertividad, es necesario dejar al auditado tiempo para pensar y organizar las ideas antes de contestar.


- Resultados de la Auditoría


El auditor muestra los resultados y contenido de la auditoría, desde un punto de vista constructivo y objetivo. La auditoría no se trata de asesorar, si no de evaluar y analizar la cadena del proceso de seguridad para así optimizar su funcionamiento.


- Cierre


Una vez expuestos los resultados de la auditoría, es hora de agradecer al auditado su tiempo y una vez más, brindarle la oportunidad de hacer alguna pregunta.


Éxito en la auditoría de seguridad privada: Para ello, el auditor debe contar con una fuerte capacidad ética y objetiva, puesto que la seguridad de la organización depende de su trabajo. Debe tener claros sus principios y objetivos, para no pasar por alto errores y procesos que supongan un peligro para el aspecto humano y material de la empresa.


Además, el auditor debe contar con una formación sólida de la mano de una institución de renombre. Es el caso de Aucal, una escuela de negocios internacional con 30 años de experiencia en la enseñanza online y avalada por profesionales e instituciones del sector. Pionera en el campo de la docencia online en España la misión de Aucal es poder contribuir al desarrollo de las personas y por tanto de la sociedad a través del arma más poderosa: la educación.


Desde la Asociación de Auditores de Seguridad Española avalamos su formación y confiamos en esta organización para poder formar y construir una generación de auditores de seguridad competentes para así mejorar la seguridad tanto a nivel empresarial como social.


Formación relacionada


El Curso de Experto en Auditoría de Seguridad -título propio de Fundación Aucal-con 30 créditos ECTS y seis meses de duración, permite al alumno formarse como auditor de seguridad. El temario del mismo ofrece una formación integral para que, al terminar el curso, el alumno sea capaz de llevar a cabo una auditoría de seguridad desde los más altos estándares de calidad. El plan de estudios incluye los conceptos y tipos de auditorías (seguridad física, lógica y ciberseguridad) y peritaje en el ámbito de la seguridad, entre otros temas. Con el seguimiento de un profesorado universitario activo en el sector y conocedor de la realidad del mismo, el alumno será capaz de comprender la legislación, realizar informes, elaborar procedimientos de seguridad y hacer constar con garantías el correcto funcionamiento de un sistema de gestión de seguridad.

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